Alles um PDF und Print

Bereits 2019 hat der Beuth Verlag für die automatisierte Verarbeitung und Qualitätsvalidierung von PDF/A-Dateien die Lösungen pdfaPilot und pdfToolbox von callas software eingeführt. Beuth veröffentlicht jedes Jahr tausende Normen. Mit den beiden Produkten konnte der Verlag durch einen hohen Automatisierungsgrad den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Gleichzeitig stellte er sicher, dass die herausgegebenen DIN-Normen konform mit dem PDF/A ISO-Standard für die Langzeitarchivierung sind. Der Beuth Verlag mit Sitz in Berlin ist Teil der DIN-Gruppe und – als einer der größten deutschen Fachinformations- und Wissensdienstleister – Wegbereiter für Produkte und Dienstleistungen höchster Qualität und Nachhaltigkeit. „Als Herausgeber von Normen, Standards und Richtlinien ist es unabdingbar, dass die von uns publizierten Werke einen hohen Qualitätsstandard einhalten und wir somit rechtlich auf der sicheren Seite sind“, sagt Mark Reuter, Projektmanager, Produktion Regelwerke im Beuth Verlag. „Um dies mit vertretbarem Aufwand zu gewährleisten, nutzen wir die Produkte von callas software, die die Qualität von PDF/A-Dateien sicherstellen.“ Konkret hat der Beuth Verlag pdfaPilot und pdfToolbox im Einsatz, die PDF/A-Dateien validieren und soweit wie möglich korrigieren. Dabei setzen die Lösungen auf dieselbe Prüftechnologie, die Adobe bei callas für das Preflight-Plug-in lizensiert hat.

Automatisierte Fehlerbehebung
Der Beuth Verlag normalisiert die Dateien nach der Konformitätsstufe PDF/A-1b, die eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit ermöglicht, und stellt so sicher, dass sämtliche Schriftzeichen, Formeln oder Glyphen, die in Normen Anwendung finden, weltweit zuverlässig dargestellt werden. Zusätzlich sind die Dateien strukturiert. Ohne Software-Unterstützung ist das kein leichtes Unterfangen. Denn oft sind Fehler mit dem menschlichen Auge am Bildschirm schwer erkennbar. Gerade komplizierte Formeln mit mathematischen Symbolen, wie ausgefallene Integrale und Einheiten, sind auf den ersten Blick im PDF häufig sauber dargestellt, werden aber dann nicht korrekt gedruckt. Ein anderes Beispiel ist das Kästchen in Checklisten, für welches oft aus dem Font „Symbol“ ein nicht definierter Glyph verwendet wird. „Würden wir all unsere Regelwerke manuell nach diesen und anderen Fehlern durchgehen, wäre dies mit einem erheblichen Aufwand verbunden“, so Mark Reuter.

Neue Versionen der callas-Produkte steigern den Mehrwert
So hat der Beuth Verlag jüngst sein Archiv mit 40.000 DIN-Normen mit Unterstützung der callas-Technologie überprüft. Dabei konnten 31.000 der DIN-Normen voll automatisiert überarbeitet und mithilfe der callas-Technologie korrigiert werden. Bei weiteren 6.000 waren teilweise manuelle Schritte erforderlich und bei den übrigen 3.000 waren die Mitarbeiter des Beuth Verlags gefordert, die PDF-Dateien selbst zu sichten. „Das waren zum Großteil PDF-Dateien, die aus den ersten Lebensjahren von PDF stammen und deren Autoren naturgemäß noch keine ausreichende Erfahrung mit dem Format haben konnten“, so Reuter. Diese manuelle Sichtung konnte mit pdfToolbox 11 bzw. pdfaPilot 9 deutlich eingegrenzt werden. Denn diese neuen Versionen beinhalten eine contentbasierte Suche, die es ermöglicht, Normen differenziert nach deren Reifegrad (Entwürfe) zu validieren. Außerdem konnte der Beuth Verlag mit den in 2020 erschienenen neuen Releases der callas-Produkte die automatisierte Bereitstellung von ZUGFeRD-konformen elektronischen Rechnungen realisieren.

Soweit wie möglich, korrigiert pdfaPilot vorhandene Fehler, beispielsweise nicht definierte Glyphen oder CID-Sets und Zeichenweiten. Auch das Transparenzproblem konnte der Beuth Verlag mit Unterstützung der callas-Technologie elegant lösen. „callas findet immer irgendetwas“, schmunzelt Mark Reuter. Falls eine Korrektur nicht automatisiert erfolgen kann, erstellt die callas-Software einen Report. In diesem sind die Fehler mit Lesezeichen versehen, sodass die Autoren oder Beuth-Mitarbeiter direkt dorthin springen und manuell eingreifen können. Nahezu 100 Prozent von Problemen beim Druck und in der Downloadbereitstellung lassen sich so ausschließen.

Darüber hinaus hilft der in den neuen Versionen enthaltene grafische Editor zum Erstellen von Prozessplänen bei der Dokumentation von Abläufen und sorgen so für zusätzliche Transparenz.

Automatisiertes Rechnungs-Splitting
Neben der Validierung der Normen nutzt der Beuth Verlag seit Kurzem pdfaPilot für das Aufteilen von Rechnungsdateien (Robotic-Process-Automation (RPA)). Hierbei handelt es sich um ein PDF mit 500 Seiten, die zuvor manuell in einzelne Rechnungen gesplittet wurden. „Damit war ein Mitarbeiter gut eine Stunde beschäftigt“, erinnert sich Mark Reuter. „Jetzt brauchen wir dafür nur eine Minute, da der pdfaPilot PDF-Dateien anhand von Textphrasen automatisch aufteilt.“ Außerdem lassen sich die Prä- und Suffixe von PDF-Dateien leichter umbenennen. „Das nutzen wir insbesondere im neuen PDF/X-Preflight-Prozess, um so eindeutig bezeichnete Datei-Versionen mit unterschiedlicher Auflösung und Farbigkeit zu erzeugen.“ Darüber hinaus konvertiert der Beuth Verlag mit pdfaPilot einige ausgewählte Normen in barrierefreie, PDF/UA-konforme Dateien. „Ohne Unterstützung der callas-Technologie wären wir dazu unter Effizienzaspekten nicht in der Lage gewesen“, so Reuter.

„Seitdem wir mit den Produkten von callas software die PDF/A-Konformität sicherstellen, können wir bei der Reklamationsbearbeitung 98 % der Fälle rein softwarebasiert lösen“, fasst Mark Reuter zusammen und fügt hinzu: „Dabei leistet callas bzw. sein Distributor Four Pees wertvolle Unterstützung.“ So helfen die beiden Unternehmen ihren Kunden mit einem qualifizierten, schnell reagierenden Support, umfassenden Seminaren, die aufgrund der aktuellen Situation auch online angeboten werden und dem Beuth Verlag bei internen Schulungen eine große Unterstützung sind.

Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.callassoftware.com.