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Kein Tag zuviel, keiner zu wenig. Der Februar 2021 ist der perfekte Monat. Alle vier Kalenderwochen passen wie angegossen. Der Monat beginnt an einem Montag und endet, wie sollte es auch anders sein, an einem Sonntag.

Das ist an Ästhetik und Symmetrie nicht mehr zu überbieten. Komisch, dass es uns überhaupt aufgefallen ist, denn normalerweise erstellen unsere Kunden Ihre Kalender vollkommen automatisch mit Hilfe von EasyCatalog. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

Übrigens, der nächste perfekte Monat ist erst wieder im Februar 2027.

Über den Kunden
Eine bekannte deutsche Kalender-Druckerei, die für namhafte Kunden unter anderem sog. Monats-Wandkalender produziert.

Die Problemstellung
Die manuelle Produktion von Monats-Wandkalender ist eine zeit- und fehlerträchtige Angelegenheit. Die Regeln, wann eine Kalenderwoche beginnt, unterscheiden sich von Land zu Land. Auch die Feiertage der einzelnen Länder sind natürlich unterschiedlich. Bei der Umsetzung der analog vorliegenden Daten in ein InDesign-Dokument kann es somit zu folgenschweren Übertragungsfehlern kommen. Die durchschnittliche Produktionszeit für einen Monats-Wandkalender lag bisher bei ca. zwei Tagen. Die Druckerei stellt im Jahr ca. 90 unterschiedliche Monats-Wandkalender für diverse Kunden her.

Die Lösung
Der Einsatz von EasyCatalog, ein Plug-in für Adobe InDesign zum Erzeugen von InDesign-Dokumenten mit Hilfe einer strukturierten Datenquelle.

Welche Produkte kommen zum Einsatz
EasyCatalog, Google Tabellen/Microsoft Excel und Adobe InDesign

Projektvorstellung
Ziel dieses Projektes war es, die manuelle, zeitfressende und fehlerträchtige Produktion der Monats-Wandkalender zu automatisieren. Zum Automatisieren solcher Aufgaben eignet sich EasyCatalog in Verbindung mit Adobe InDesign hervorragend. Allerdings benötigt EasyCatalog eine strukturierte Datenquelle, um automatisch InDesign-Dokumente zu befüllen. Da die Daten zu Wochentagen, Kalenderwochen, Wochenenden und Feiertagen lediglich analog vorlagen, wurde als erstes an einer geeigneten Datenquelle gearbeitet. Wir entschieden uns für Google Tabellen – das Gegenstück von Google zu Excel. Damit ist es auf unkomplizierte Art möglich, dass unterschiedliche Anwender gleichzeitig Daten eingeben und pflegen – in den für sie vorgegebenen Bereichen. (EasyCatalog kann natürlich auch mit Excel-Dateien umgehen)

Es wurde eine Google Tabelle mit zwei Arbeitsblättern erstellt. In dem ersten Arbeitsblatt finden automatisch alle Berechnungen zu den Wochentagen, Kalenderwochen, Wochenenden usw. statt. Dazu ist lediglich die Eingabe des Startdatums des Kalenders notwendig.

In dem zweiten Arbeitsblatt trägt die Druckerei das Datum, den Namen und das Land eines Feiertages ein.

Den Rest erledigen einige Formeln in Google-Tabellen. Das Ergebnis ist eine perfekte Datenquelle, die wir für EasyCatalog benötigen.

In Adobe InDesign wurden mit Hilfe von EasyCatalog sog. Templates erzeugt, die die Daten der Datenquelle dann in InDesign importieren und an den gewünschten Stellen des InDesign-Dokuments platzieren.

Dauer des Projektes
Nach ca. zwei Wochen konnten die ersten Monats-Wandkalender vollautomatisch innerhalb von wenigen Sekunden produziert werden.

Welche Vorteile bietet EasyCatalog gegenüber der alten Produktionslösung?
Der Vorteil dieser auf Datenquellen gestützten Produktion liegt auf der Hand. Wenn die Datenquelle richtig gepflegt wurde, kann man sicher sein, dass die entsprechenden Daten im InDesign-Dokument immer korrekt sind. Selbst bei Änderungen an der Datenquelle ist eine schnelle Aktualisierung des InDesign-Dokuments auf Knopfdruck möglich. Flüchtigkeitsfehler gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

Wie verlief die Umstellung und was musste besonders bedacht oder verändert werden?
Wie bei jeder Umstellung eines Produktionsworkflows kommt es nicht allein auf die Qualität der neuen Lösung an, sondern auch auch auf die Akzeptanz der Mitarbeiter, die später mit der neuen Lösung arbeiten sollen. Schafft man es nicht, die Kollegen von der neuen Lösung zu begeistern, ist ein solches Projekt eigentlich zum Scheitern verurteilt. In diesem Fall waren die Mitarbeiter der Druckerei hoch motiviert, da sie sofort das Potential von EasyCatalog sahen und die Vorteile, die es für sie haben würde.

In welchem Umfang konnten Qualität und Quantität gesteigert werden?
Die manuelle Erstellung eines Monats-Wandkalenders dauerte vor der Umstellung ca. zwei volle Arbeitstage. Dank EasyCatalog dauert die Produktion eines Monats-Wandkalenders inkl. Finetuning nun nur noch ca. zwei Stunden – und das mit der Gewissheit, dass die Daten aus der Datenquelle zu 100% richtig übernommen wurden.

Was sind die größten Vorteile des Programms?
Sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis, große Flexibilität, großes Einsparungspotential.

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